Làm thế nào để đính kèm tệp/file tài liệu/số hóa tài liệu cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC)?

1. Tổng quan

Số hóa tài liệu cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) là quy trình chuyển đổi hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử, lưu trữ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) theo Nghị định 27/2026/NĐ-CP nhằm minh bạch hóa, đồng bộ hóa thông tin, và phục vụ quản lý hiệu quả từ trung ương đến địa phương.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách thực hiện thao tác đính kèm tệp/file tài liệu để số hóa hồ sơ CBNV trên phần mềm QLCB.

2. Các bước thực hiện

Để số hóa tài liệu CBCCVC, anh/chị thực hiện đính kèm tài liệu lên hồ sơ như sau:

Bước 1: Vào Hồ sơ > Hồ sơ CBNV, chọn hồ sơ của anh/chị và nhấn Sửa.

Bước 2: Nhấn Thêm để khai báo quá trình mới hoặc chọn bản ghi cũ để sửa, tại các mục cần đính kèm tài liệu như:

• Mục 2. Quá trình công tác: Đính kèm tệp về quyết đinh công tác như quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, đi nước ngoài, nghỉ hưu, thôi việc
• Mục 3. Lương, phụ cấp: Đính kèm tệp về Quyết định nâng lương, phụ cấp
• Mục 4. Trình độ, đào tạo, bồi dưỡng: Đính kèm tệp về văn bằng đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, quản lý nhà nước, chứng chỉ tin học, ngoại ngữ, đào tạo y khoa liên tục
• Mục 5. Khen thưởng, kỷ luật: Đính kèm tệp về quyết định khen thưởng, kỷ luật
• Mục 6. Đặc điểm lịch sử bản thân, quan hệ gia đình
• Mục 7. Thông tin khác
• Mục 8. Kết quả đánh giá, phân loại
• Mục 9. Hợp đồng

Bước 3: Nhấn Đính kèm tệp (phía cuối bản ghi) và chọn văn bản/quyết định (định dạng .png, .jpg, .jpeg, .pdf, tối đa 5MB) có trên máy tính để tải lên.

Bước 4: Nhấn Đồng ý để lưu thông tin.

Bước 5: Nếu có tài liệu cần đính kèm khác ngoài tài liệu thuộc các mục trên, anh/chị vào mục 11. Tài liệu đính kèm để thêm, thường là Quyển lý lịch, Sơ yếu lý lịch, Tiểu sử tóm tắt, Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, Nhận xét, đánh giá đơn thư…

• Nhấn Thêm để lưu trữ các tài liệu về quyết định, văn bản, các tài liệu liên quan đến hồ sơ CBNV:
• Nhấn Chọn tệp đính kèm và chọn file tài liệu cần đính kèm khác từ máy tính để đưa vào lưu trữ.
• Tên mẫu (*): Nhập tên tài liệu đính kèm.
• Thuộc thành phần hồ sơ (*): Chọn trong danh mục loại tài liệu cho tệp đính kèm (Quyển lý lịch, Sơ yếu lý lịch, Tiểu sử tóm tắt, Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, Nhận xét, đánh giá đơn thư…)
• Ghi chú: Nhập ghi chú về tài liệu nếu có.
• Nhấn Đồng ý để thêm tài liệu trên hồ sơ.

3. Vấn đề thường gặp