Đối với đơn vị Sở Nội vụ phần mềm đáp ứng tính năng sáp nhập đơn vị 

Mục đích: Giúp đơn vị Sở Nội vụ thực hiện việc gộp số liệu và hồ sơ khi có yêu cầu sáp nhập các đơn vị, đảm bảo các thông tin và dữ liệu liên quan được hợp nhất chính xác.

Các bước thực hiện như sau:

I. Sở nội vụ thực hiện sáp nhập đơn vị

1. Anh/chị chọn biểu tượng Thiết lập\Sáp nhập đơn vị 2. Nhập mật khẩu xác thực tài khoản, đây là mật khẩu dùng để đăng nhập vào phần mềm, sau đó chọn Đồng ý.3. Điền ngày sáp nhập đơn vị. Lưu ý: Từ ngày này, hồ sơ của đơn vị bị sáp nhập, bao gồm cả thông tin CBCCVC, sẽ được cập nhật và thay đổi theo kết quả sáp nhập.4.Chọn đơn vị:

• Chọn đơn vị bị sáp nhập: mọi thông tin của đơn vị đó, bao gồm mã QHNS, tên đơn vị và thông tin hồ sơ CBCCVC,… sẽ được cập nhật theo thông tin của đơn vị được sáp nhập
• Chọn Sáp nhập vào đơn vị: để xác định đơn vị sẽ tiếp nhận và gộp thông tin từ đơn vị bị sáp nhập, bao gồm mã QHNS, tên đơn vị và hồ sơ CBCCVC,… nhằm cập nhật và đồng bộ hóa tất cả thông tin vào đơn vị mới sau khi sáp nhập

5. Nhấn Tiếp tục6. Phần mềm hiển thị cơ cấu tổ chức của hai đơn vị. Nếu đơn vị bị sáp nhập không có phòng ban tương ứng, anh/chị có thể chọn biểu tượng dấu cộng (+) để thêm phòng ban mới vào cơ cấu tổ chức của đơn vị nhận sáp nhập. Chọn Tiếp tục7. Chọn Tiếp tục8. Anh/chị kiểm tra dữ liệu của trường bị sáp nhập, chọn Thực hiện 9. Phần mềm sẽ hiển thị thông báo sáp nhập dữ liệu thành công

II. Sau khi sáp nhập, CBTC có thể kiểm tra trùng hồ sơ CBNV để cập nhật đúng trạng thái làm việc của CBNV

Mục đích: Khi có sáp nhập, CBTC của đơn vị được sáp nhập có thể quản lý hồ sơ CBNV đúng trạng thái làm việc

1. Vấn đề thực tế tại đơn vị

Trong quá trình làm việc, cán bộ nhân viên (CBNV) có thể được điều chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác (ví dụ: từ đơn vị A sang B)

Trạng thái hồ sơ của 2 đơn vị sẽ là:

• Tại A: Trạng thái hồ sơ là Điều chuyển đi.
• Tại B: Trạng thái hồ sơ là Đang làm việc.

Khi sáp nhập A vào B thì tại B có 2 hồ sơ của cùng một CBNV

• 1 hồ sơ Đang làm việc (của B).
• 1 hồ sơ Điều chuyển đi (của A)

Việc này khiến CBTC khó quản lý và cập nhật thông tin chính xác cho CBNV sau sáp nhập

2. Để giải quyết vẫn đề này anh/chị thực hiện các bước sau:

Tại danh sách Hồ sơ CBNV\Tiện ích\Kiểm tra hồ sơ bị trùng

• Nếu có hồ sơ bị trùng trong danh sách CBNV, phần mềm sẽ hiển thị danh sách
• Tích chọn hồ sơ bị trùng để xóa, chọn Xóa hồ sơ
• Chọn Xóa. Lưu ý: Khi thực hiện xóa hồ sơ CBNV, hệ thống sẽ xóa toàn bộ các dữ liệu liên quan đến CBNV đó. Anh/chị có thể xuất khẩu thông tin hồ sơ CBNV ra file trước khi xóa để lưu trữ và tra cứu khi cần.