Vì sao Cán bộ nhân viên sửa/xóa bản ghi và đã lưu nhưng mở lại vẫn còn bản ghi đã xóa hoặc vẫn là thông tin cũ trước khi sửa?

1. Tổng quan

Khi Cán bộ nhân viên (CBNV) sửa hoặc xóa thông tin trong hồ sơ như thông tin người thân, mẹ, bố, vợ/chồng, địa chỉ, quá trình công tác, lương, phụ cấp, khen thưởng, đánh giá, đất… do nhập sai, bị trùng bản ghi hoặc thông tin cũ không còn sử dụng, sau khi lưu có thể mở lại vẫn thấy bản ghi đã xóa hoặc thông tin cũ.

Trường hợp này thường xảy ra khi CBNV đã sửa/xóa và bấm Lưu, Gửi hồ sơ nhưng Cán bộ tổ chức (CBTC) hoặc Admin chưa duyệt, nên bản ghi chưa được cập nhật chính thức.

Bài viết này hướng dẫn cách xử lý khi:

• Đã xóa bản ghi người thân, ví dụ thông tin mẹ/bố hoặc người thân bị trùng, địa chỉ cũ nhưng mở lại vẫn còn.
• Đã xóa hàng/bản ghi thông tin cũ nhưng bản ghi vẫn hiển thị.
• Đã sửa thông tin nhưng mở lại vẫn hiển thị thông tin cũ trước khi sửa.
• Xóa bản ghi nhưng trạng thái hiển thị là Xóa.
• Phần mềm báo Không được sửa trên bản ghi trạng thái xóa, Không được xóa bản ghi có trạng thái Xóa hoặc khi thêm mới báo Ngày tháng không được trùng khớp với phần đã xóa, Năm…đã có kết quả đánh giá.

2. Cách xử lý

Hiện tại, quy trình sửa/gửi hồ sơ từ tài khoản CBNV như sau: CBNV Sửa hồ sơ xong, bấm Lưu và Gửi để gửi cho Cán bộ tổ chức (CBTC) duyệt => Nếu CBTC duyệt thì CBNV mở lại mới hiện thị thông tin mới nhất đã cập nhật.

Vì vậy, khi CBNV gửi hồ sơ đến CBTC nhưng CBTC chưa duyệt:

• Khi xem hồ sơ CBNV vẫn còn các bản ghi ghi quá trình công tác, lương, phụ cấp, khen thưởng, đánh giá, đất đã xóa, nhưng trạng thái là Xóa

• Khi bấm xóa phần mềm sẽ báo Không được xóa bản ghi có trạng thái Xóa

• Khi bấm sửa phần mềm sẽ báo Không được sửa bản ghi có trạng thái Xóa

• Khi thêm lại bản ghi mới bị báo Ngày tháng không được trùng khớp với phần đã xóa, Năm…đã có kết quả đánh giá

Giải pháp: Anh/chị liên hệ với Admin, Cán bộ tổ chức (là người phụ trách quản lý nhân sự tại đơn vị) và báo admin duyệt hồ sơ của mình. Sau khi hồ sơ được duyệt, CBNV mở lại hồ sơ để kiểm tra bản ghi đã xóa hoặc tiếp tục chỉnh sửa thông tin.

Lưu ý: Nên sửa hồ sơ hoàn tất rồi mới ấn Gửi.

Anh/chị tham khảo thêm: Vì sao Cán bộ nhân viên đã cập nhật thông tin trên hồ sơ nhưng Cán bộ tổ chức xem vẫn là thông tin cũ?