Vì sao Cán bộ nhân viên đã cập nhật thông tin trên hồ sơ nhưng Cán bộ tổ chức xem vẫn là thông tin cũ?

1. Tổng quan

Khi cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ Cán bộ nhân viên (CBNV), có một số trường hợp CBNV đã sửa/xóa bản ghi quá trình công tác, lương, phụ cấp, khen thưởng, đánh giá, đất… và đã lưu nhưng Cán bộ tổ chức (CBTC) xem vẫn là thông tin cũ.

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách xử lý vấn đề này.

2. Cách xử lý

Hiện tại, quy trình sửa/gửi hồ sơ từ tài khoản CBNV như sau: CBNV Sửa hồ sơ xong, bấm Lưu và Gửi để gửi cho CBTC duyệt => Nếu CBTC duyệt thì khi CBTC xem hồ sơ CBNV hoặc báo cáo mới lên thông tin mới nhất.

Nguyên nhân: Trường hợp Cán bộ nhân viên đã cập nhật thông tin trên hồ sơ nhưng Cán bộ tổ chức xem vẫn là thông tin cũ, nguyên nhân có thể do:

• CBNV chỉnh sửa hồ sơ, nhấn Lưu nhưng chưa nhấn Gửi để gửi CBTC.
• Hoặc CBNV đã nhấn Gửi nhưng CBTC chưa duyệt.

Giải pháp: Tùy vào từng trường hợp, anh/chị tham khảo các khắc phục tương ứng bên dưới:

• Trường hợp 1: Nếu CBNV chưa nhấn Gửi, anh/chị cần thực hiện nhấn Gửi đến CBTC phê duyệt theo hướng dẫn tại đây.
• Trường hợp 2: Nếu CBNV đã nhấn Gửi nhưng CBTC chưa duyệt. anh/chị vui lòng liên hệ nhờ CBTC duyệt hồ sơ theo hướng dẫn tại đây

Ngoài ra, để biết hồ sơ đã gửi đến CBTC và đã được CBTC phê duyệt hay chưa, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập QLCB bằng tài khoản CBNV của anh/chị

Bước 2: Vào Thông tin hồ sơ\Lịch sử cập nhật lý lịch để theo dõi trạng thái:

• Nếu hồ sơ đã được gửi nhưng chưa được CBTC duyệt: Trạng thái thể hiện Chờ duyệt
• Nếu hồ sơ đã được CBTC duyệt: Trạng thái thể hiện Đã được duyệt
• Nếu hồ sơ chưa được gửi đến CBTC: Không có trạng thái Chờ duyệt, Đã được duyệt từ ngày anh/chị chỉnh sửa hồ sơ.

3. Lưu ý

Cán bộ đã bổ sung lý lịch và gửi duyệt nhưng cán bộ tổ chức/Admin không nhận được yêu cầu phê duyệt thì phải làm thế nào?

Nguyên nhân: Do đơn vị thực hiện sáp nhập, dữ liệu Quá trình công tác (QTCT) của cán bộ được giữ lại từ đơn vị cũ nhưng Phòng ban tại đơn vị cũ không được chuyển sang đơn vị mới, dẫn đến hệ thống không xác định đúng phòng ban hiện tại của cán bộ để gửi yêu cầu phê duyệt.

Cách khắc phục tạm thời:

1. Cán bộ tổ chức vào Hồ sơ/Hồ sơ CBNV/Mở hồ sơ của CBNV đang gặp vấn đề.
2. Tại Quá trình công tác mới nhất, chọn lại Phòng ban đúng với phòng ban hiện tại của cán bộ.
3. Nhấn Lưu hồ sơ.
4. Sau đó, CBNV thực hiện lại thao tác Sửa hồ sơ, bổ sung sơ yếu lý lịch và Gửi duyệt.

Sau khi thực hiện, Cán bộ tổ chức/Admin sẽ nhận được yêu cầu phê duyệt bổ sung lý lịch của cán bộ.