Trường hợp đơn vị thay đổi cơ cấu tổ chức thì CBTC chỉnh sửa thông tin phòng ban như thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách cập nhật thông tin phòng ban trong đơn vị khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức trên phần mềm.

Nội dung bao gồm các trường hợp đổi tên, sáp nhập, phân tách, thay đổi phòng ban quản lý và các lưu ý khi thực hiện. Đáp ứng nhu cầu đảm bảo số liệu thống kê trên báo cáo luôn chính xác khi có sự thay đổi về tổ chức.

2. Hướng dẫn thực hiện

• Vào Danh mục\Cơ cấu tổ chức.
  
• Tùy theo nhu cầu thực tế đơn vị, CBTC thực hiện thay đổi thông tin như sau:

2.1. Trường hợp 1: Đổi tên phòng ban

Trường hợp đơn vị đổi tên phòng ban, CBTC thực hiện đổi tên phòng ban A thành phòng ban B theo đúng thực tế đơn vị.

• • Tại tên phòng ban, nhấn Sửa tại biểu tượng ✎

Ngay khi đó phần mềm hiển thị thông báo ”Các hồ sơ CBNV đang có dữ liệu tại phòng ban này sẽ bị thay đổi thông tin. Anh/chị có chắc muốn sửa?” Anh chị nhấn Sửa

• • Thay đổi thông tin tại mục Tên phòng ban, nhấn Lưu.
    
  • Phần mềm cập nhật tên phòng ban A thành phòng ban B trên cơ cấu tổ chức.
    

2.2. Trường hợp 2: Sáp nhập phòng ban

1. Trường hợp đơn vị sáp nhập phòng ban A vào phòng ban B và giải tán phòng ban A, CBTC chỉ cần ngừng sử dụng phòng ban A:
   • Ví dụ: Đơn vị sáp nhập phòng Nghiệp vụ vào phòng Nghiên cứu – Tổng hợp. Tuy nhiên đã phát sinh quá trình công tác tại phòng Nghiệp vụ nên không thể xóa phòng ban mà chỉ có thể Ngừng sử dụng.
   • Nhấn vào phòng ban A, chọn Ngừng sử dụng ở góc phải màn hình
     
   • Phòng ban A chuyển sang trạng thái Ngừng sử dụng. Tuy nhiên CBNV vẫn có thể khai báo QTCT trước đây tại phòng ban A để đảm bảo số liệu chính xác.
     
2. Trường hợp sáp nhập phòng ban A và B vào phòng ban mới là C, CBTC tiến hành như sau:
   • Ví dụ: Sáp nhập phòng Hành chính và phòng Tổng hợp vào phòng ban mới là phòng Hành chính – Tổng hợp.
   • Thêm mới phòng ban C trong cơ cấu tổ chức.
     
   • Ngừng sử dụng phòng ban A và B.
     

2.3. Trường hợp 3: Phân tách phòng ban

1. Trường hợp tách phòng ban A thành phòng ban A và phòng ban B, CBTC chỉ cần thêm phòng ban B vào cơ cấu đơn vị.
   • Ví dụ: Tách phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thành phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và phòng Quản lý tổng hợp.
   • CBTC chỉ cần Thêm phòng Quản lý tổng hợp vào cơ cấu đơn vị.
     
2. Trường hợp tách cơ cấu phòng ban A thành phòng ban B và C rồi giải tán phòng ban A:
   • Ví dụ: Tách phòng Nghiên cứu – Tổng hợp thành phòng Nghiên cứu và phòng Tổng hợp.
   • Thêm phòng ban B và C vào cơ cấu đơn vị.
     
   • Ngừng sử dụng phòng ban A.
     

2.4.  Trường hợp 4: Thay đổi phòng ban quản lý

Trường hợp phòng A đang trực thuộc quản lý của phòng B, sau khi thay đổi cơ cấu do phòng ban C quản lý:

Chọn phòng ban A nhấn sửa, tại mục Thuộc phòng ban, anh/ chị chọn phòng ban C sau đó nhấn Đồng ý.

III.  Lưu ý

Trường hợp vẫn còn hồ sơ CBNV khai báo Quá trình công tác mới nhất (Ngoại trừ Nghỉ hưu; Thôi việc; Điều chuyển đi) tại phòng ban:

• Hiển thị thông báo không thể ngừng sử dụng phòng ban vì vẫn còn hồ sơ CBNV.
• Chọn Xem danh sách chi tiết CBNV thuộc phòng ban. Anh/chị kiểm tra và cập nhật trước khi tiến hành Ngừng sử dụng lại.
• Có thể chọn Xuất khẩu file hồ sơ CBNV tại phòng ban.