Một số vấn đề thường gặp khác trên phần mềm QLCB

Trả lời: Để lọc ra những CBNV là Lao động hợp đồng, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Hồ sơ CBNV/Chọn Tùy chỉnh cột (Biểu tượng hình bánh răng cưa ⚙ góc trên bên phải giao diện phần mềm, bên dưới chữ Tiện ích)

Bước 2: Trên giao diện Tùy chỉnh cột vừa xuất hiện, tích vào ô vuông đầu dòng Loại cán bộ, nhấn Lưu

Bước 3: Trên danh sách hồ sơ CBNV, tại cột Loại cán bộ, anh/chị chọn loại Lao động hợp đồng

Bước 4: Ấn Enter trên bàn phím máy tính, phần mềm sẽ lọc ra các CBNV là Lao động hợp đồng.

Lưu ý: Thông tin này lấy từ Loại cán bộ ở mục 1. Thông tin chung trên hồ sơ CNVB, cần đảm bảo Loại cán bộ trên mục 1. Thông tin chung và Quá trình công tác mới nhất phải khớp nhau.

Trả lời: Để tìm kiếm hồ sơ của CBNV trên MISA QLCB, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào menu Hồ sơ/Hồ sơ CBNV

Bước 2: Tại ô Họ và tên, nhập tên của CBNV cần tìm kiếm hồ sơ

Bước 3: Ấn Enter trên bàn phím máy tính, phần mềm sẽ lọc lên hồ sơ của CBNV có tên đang tìm kiếm

Bước 4: Tích đúp chuột vào hồ sơ để sửa hoặc mở từng tab ở phần thông tin chi tiết bên dưới để xem tổng quan thông tin từng mục.

Trả lời: Chỉ có Cán bộ tổ chức (Admin) ở Sở Nội vụ hoặc các đơn vị chủ quản khác được Sở Nội vụ phân cấp danh mục phân quyền chỉnh sửa danh mục Chức vụ/Chức danh mới có quyền thêm Chức vụ/Chức danh.

Trường hợp CBNV ở đơn vị trực thuộc không thấy chức vụ/chức danh, chức vụ/chức danh nghề nghiệp cần dùng khi chỉnh sửa hồ sơ, cần liên hệ với đơn vị chủ trực tiếp để được hỗ trợ. Trường hợp tại đơn vị chủ quản trực tiếp cũng không có quyền sửa thì đơn vị chủ quản trực tiếp liên hệ Sở Nội vụ để hỗ trợ sửa/thêm chức vụ/chức danh cho đơn vị trực thuộc sử dụng được.

Trả lời: CBTC ở đơn vị cấp trên/tổng hợp không xóa được hồ sơ của CBNV cấp dưới, mà chỉ có thể tra cứu theo hướng dẫn tại đây.

Nếu phát hiện hồ sơ CBNV bị thừa/trùng, anh/chị vui lòng liên hệ với CBTC của đơn vị cấp dưới để thực hiện xóa, CBTC thực hiện xóa hồ sơ theo hướng dẫn tại đây.

Trả lời: Để xem số lượng cán bộ viên chức của đơn vị, anh/chị thực hiện như sau:

Cách 1: Xem Cơ cấu cán bộ nhân viên ở màn hình Tổng quan:

• Bước 1: Vào Tổng quan/Chọn Đơn vị tôi
• Bước 2: Xem tổng số lượng viên chức ở biểu đồ Cơ cấu cán bộ nhân viên

Cách 2: Xem tại Hồ sơ/Hồ sơ CBNV:

• Bước 1: Vào Hồ sơ CBNV/Chọn Tùy chỉnh cột (Biểu tượng hình bánh răng cưa ⚙ góc trên bên phải giao diện phần mềm, bên dưới chữ Tiện ích)

• Bước 2: Trên giao diện Tùy chỉnh cột vừa xuất hiện, tích vào ô vuông đầu dòng Loại cán bộ, nhấn Lưu

• Bước 3: Trên danh sách hồ sơ CBNV, tại cột Loại cán bộ, anh/chị chọn loại Viên chức

• Bước 4: Ấn Enter trên bàn phím máy tính, phần mềm sẽ lọc ra các CBNV là Viên chức. Anh/chị xem tổng số CBNV là Viên chức tại đây.

Lưu ý: Thông tin này lấy từ Loại cán bộ ở mục 1. Thông tin chung trên hồ sơ CNVB, cần đảm bảo Loại cán bộ trên mục 1. Thông tin chung và Quá trình công tác mới nhất phải khớp nhau.

Trả lời: Trường hợp có giáo viên chết/mất đột ngột, anh/chị thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Cập nhật “Đã mất” trên hồ sơ CBNV:

• Bước 1: Vào Hồ sơ/Hồ sơ CBNV/Tìm đến hồ sơ của giáo viên vừa mất
• Bước 2: Tại mục 1.Thông tin chung, tích vào ô “Đã mất” tại Thông tin cá nhân khác.
• Bước 3: Nhấn Lưu, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái Nghỉ việc trên danh sách Hồ sơ CBNV

Cách 2: Lập Quyết định Thôi việc:

• Bước 1: Vào menu Biến động cán bộ > Thôi việc > Thêm quyết định.
• Bước 2: Chọn đến giáo viên mới mất và điền thông tin quyết định, chọn Lý do thôi việc là Chết.
• Bước 3: Nhấn Lưu và chọn Đồng ý khi hệ thống thông báo Cập nhật vào hồ sơ.

Anh/chị tham khảo cách lập quyết định thôi việc tại đây.

Trả lời: Trường hợp cử viên chức đi học để nâng cao trình độ chuyên môn không chọn loại quyết định Biệt phái.

Lý do là Biệt phái được sử dụng khi cử cán bộ, viên chức đến làm việc tại cơ quan, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ, không áp dụng cho trường hợp cử đi học.

Để bổ sung quyết định cử viên chức đi học đại học, anh/chị thực hiện trên nghiệp vụ Đào tạo, bồi dưỡng theo các bước sau:

Bước 1: Vào Đào tạo, bồi dưỡng và chọn Thêm để tạo khóa đào tạo.

Bước 2: Khai báo thông tin khóa học (tên khóa học, nội dung, thời gian, nơi đào tạo…) và Lưu.

Bước 3: Mở khóa đào tạo vừa tạo, chọn Thêm CBNV để bổ sung viên chức được cử đi học.

Bước 4: Sau khi hoàn tất, thực hiện in Quyết định cử đi học ngay tại phân hệ Đào tạo, bồi dưỡng.

Anh/chị tham khảo hướng dẫn thêm khóa đào tạo, bồi dưỡng tại đây.

Lưu ý: Quyết định cử đi học được quản lý trong Đào tạo, bồi dưỡng, không thực hiện bằng loại quyết định Biệt phái. Nếu vẫn muốn khai báo quyết định công tác, anh/chị khai báo ở mục 2. Quá trình công tác trong hồ sơ CBNV, chọn Loại quyết định là Khác.

Trả lời: Viên chức vẫn có thể thực hiện thao tác xóa bản ghi kỷ luật, tuy nhiên bản ghi chỉ chuyển sang trạng thái chờ xóa, chưa bị xóa khỏi hồ sơ ngay.

Để bản ghi kỷ luật bị xóa hoàn toàn, Admin phải phê duyệt yêu cầu thay đổi, bổ sung sơ yếu lý lịch của viên chức.

Nếu viên chức xóa bản ghi kỷ luật nhằm làm thay đổi hoặc làm đẹp hồ sơ, Admin có thể từ chối phê duyệt. Khi đó, bản ghi kỷ luật sẽ được giữ nguyên và tiếp tục hiển thị trên hồ sơ, đảm bảo thông tin chính xác theo thực tế.

Trả lời: Mục biên chế nằm ở phần Phân công giảng dạy, thuộc mục 2. Quá trình giảng dạy, công tác trên hồ sơ CBNV.

Để điền được thông tin vào mục này, CBTC (admin) cần thiết lập thông tin Khối trường trước theo hướng dẫn tại đây.

Trả lời: Mục loại đơn vị nằm ở bản ghi Quá trình công tác, thuộc mục 2. Quá trình giảng dạy, công tác (hoặc mục 2. Quá trình công tác) trên hồ sơ CBNV.

Anh/chị tham khảo cách điền loại đơn vị tại đây.

Trả lời: Để xuất khẩu thông tin tôn giáo của CBNV và tìm CBNV chưa tích vào tôn giáo, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn menu Hồ sơ\Hồ sơ CBNV. Ở góc phải màn hình, chọn biểu tượng Tiện ích/Xuất khẩu

Bước 2: Tại mục Xuất khẩu hồ sơ, tích vào ô Tôn giáo và nhấn Đồng ý để xuất khẩu ra file Excel

Bước 3: Phần mềm xuất khẩu danh sách hồ sơ CBNV kèm thông tin tôn giáo:

• Nếu trống: Hồ sơ CBNV chưa điền tôn giáo
• Nếu hiển thị Giá trị khác ngoài danh mục: Hồ sơ CBNV đang điền thông tin tôn giáo chưa đúng theo danh mục

Bước 4: Anh/chị rà soát và chọn lại thông tin tôn giáo trên hồ sơ của CBNV đang thiếu/sai theo hướng dẫn tại đây.

Trả lời: Để kiểm tra danh sách CBNV đang ở hạng II, anh/chị vào menu Tìm kiếm thống kê và thiết lập bộ lọc như sau:

Bước 1: Vào menu Tìm kiếm thống kê/Nhấn Thêm tiêu chí và chọn tiêu chí Hạng chức danh (hạng viên chức)

Bước 2: Chọn điều kiện lọc “Là“, chọn giá trị lọc là Hạng II (hoặc các hạng khác)

Bước 3: Nhấn Xem kết quả để hiển thị danh sách viên chức thỏa mãn điều kiện.

Trả lời: Phần mềm không hỗ trợ quản lý chi tiết quá trình tham gia BHXH của CBNV. Tuy nhiên, nếu hồ sơ CBNV đã khai báo Ngày tham gia BHXH tại Mục 1. Thông tin chung, có thể xem ngày tham gia BHXH của toàn bộ CBNV tại Tìm kiếm thống kê.

Bước 1: Vào Tìm kiếm thống kê/Nhấn Xem kết quả/Trên danh sách CBNV bên phải, chọn Tùy chình cột

Bước 2: Tìm và tích chọn Ngày tham gia BHXH → nhấn Đồng ý

Bước 3: Phần mềm hiển thị thêm cột Ngày tham gia BHXH. Nếu hồ sơ CBNV đã khai báo thông tin này tại Mục 1. Thông tin chung, ngày tham gia BHXH sẽ được hiển thị tại đây.

Trả lời: Nếu hồ sơ đã điền thông tin chuyên môn nhưng khi báo cáo lên Sở vẫn báo thiếu, nguyên nhân thường do tại bản ghi Quá trình đào tạo/Chuyên môn chưa khai báo Chuyên ngành đào tạo.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện bổ sung Chuyên ngành đào tạo như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ của CBNV đang bị báo thiếu thông tin

Bước 2: Vào mục 4. Trình độ, đào tạo, bồi dưỡng, tại phần Chuyên môn, anh/chị kiểm tra và bổ sung thông tin Chuyên ngành đào tạo vào các bản ghi Chuyên môn còn thiếu.

Bước 3: Lưu hồ sơ và thực hiện đồng bộ/báo cáo lại.

Trả lời: Do hồ sơ CBNV đang được tích chọn “Đã mất”, nên hệ thống tự động chuyển trạng thái CBNV thành “Nghỉ việc”. Anh/chị kiểm tra và bỏ tích “Đã mất” trên hồ sơ CBNV, sau đó kiểm tra lại trạng thái.

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra và bỏ tích “Đã mất” trên hồ sơ CBNV, sau đó kiểm tra lại trạng thái như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ của CBNV đang bị sai trạng thái

Bước 2: Vào mục 1. Thông tin chung, kiểm tra và bỏ tích Đã mất tại phần Thông tin cá nhân khác.

Bước 3: Lưu hồ sơ và kiểm tra lại trạng thái trên danh sách.

Trả lời: Trường hợp hồ sơ CBNV đã được CBTB duyệt và thông tin trên máy CBTC đã cập nhật nhưng máy CBNV vẫn hiển thị dữ liệu cũ, nguyên nhân có thể do máy CBNV đang cài đặt sai múi giờ.

Cách xử lý: Kiểm tra và chỉnh lại múi giờ trên máy CBNV về (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta. Sau khi chỉnh múi giờ, mở lại MISA QLCB và kiểm tra hồ sơ, thông tin đã cập nhật sẽ được hiển thị đúng.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào ngày, giờ ở góc dưới bên phải màn hình, chọn Adjust date/time (Điều chỉnh ngày và giờ).

Bước 2: Tại mục Time zone, chọn (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.

Bước 3: Mở lại phần mềm và kiểm tra hồ sơ, thông tin đã cập nhật sẽ được hiển thị đúng.

Trả lời: Để tải hồ sơ/sơ yếu lý lịch về máy lưu trữ, anh/chị thực hiên như sau:

Bước 1: Anh/chị đăng nhập QLCB bằng tài khoản của mình và vào Xem hồ sơ

Bước 2: Nhấn In (biểu tượng máy in góc trên bên phải) và chọn mẫu sơ yếu cần in.

Bước 3: Trên mẫu biểu đang mở, nhấn Lưu (góc trên bên trái) và chọn định dạng muốn xuất khẩu (PDF, Word, Excel).

Anh/chị tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây.

Ngoài ra, đối với CBTB, để in/tải hồ sơ/sơ yếu lý lịch của CBNV, anh/chi có thể:

• Cách 1: Vào Báo cáo/Xem báo cáo đơn vị tôi (hoặc Xem báo cáo tôi quản lý)/Chọn Hồ sơ và chọn mẫu sơ yếu cần in. Khi báo cáo hiện ra, chị chọn Lưu (góc trên bên trái) và chọn định dạng PDF, Word, Excel để tải về máy theo hướng dẫn tại đây.
• Cách 2: Vào Hồ sơ/Hồ sơ CBNV/Chọn CBNV cần in/Chọn In (góc trên bên phải) và chọn mẫu sơ yếu cần in. Khi báo cáo hiện ra, chị chọn Lưu (góc trên bên trái) và chọn định dạng PDF, Word, Excel để tải về máy

Trả lời: Trường hợp các con số trong khung Ngày hưởng lương, Đến ngày… bị nhảy số hoặc hiển thị không ổn định trong khi các vị trí khác vẫn bình thường, nguyên nhân có thể do thiết lập Language preferences trên máy tính đang để VIE.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện chuyển VIE về ENG như sau:

Bước 1: Nhấn chuột vào chữ VIE tại góc dưới cùng bên phải màn hình máy tính, chọn ENG

Bước 2: Mở lại phần mềm và nhập số lại.

Trả lời: Khi thực hiện chỉnh sửa hồ sơ trên phần mềm MISA QLCB, Cán bộ tổ chức (CBTC) có thể thao tác nhầm lệnh thôi việc/nghỉ việc, khiến hồ sơ Cán bộ nhân viên (CBNV) bị chuyển sang trạng thái Nghỉ việc.

CBTC cần đưa hồ sơ cán bộ quay lại danh sách Đang làm việc (muốn khôi phục CBNV thôi việc/nghỉ việc) theo hướng dẫn chi tiết tại đây.